BASE DE DATOS Una base de datos o banco de datos (en ocasiones abreviada BB.DD.) es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y almacenados sistemáticamente para su posterior uso. En este sentido, una biblioteca puede considerarse una base de datos compuesta en su mayoría por documentos y textos impresos en papel e indexados para su consulta. En la actualidad, y debido al desarrollo tecnológico de campos como la informática y la electrónica, la mayoría de las bases de datos están en formato digital (electrónico), que ofrece un amplio rango de soluciones al problema de almacenar datos.
Existen programas denominados sistemas gestores de bases de datos, abreviado SGBD, que permiten almacenar y posteriormente acceder a los datos de forma rápida y estructurada. Las propiedades de estos SGBD, así como su utilización y administración, se estudian dentro del ámbito de la informática.
Las aplicaciones más usuales son para la gestión de empresas e instituciones públicas. También son ampliamente utilizadas en entornos científicos con el objeto de almacenar la información experimental.
Aunque las bases de datos pueden contener muchos tipos de datos, algunos de ellos se encuentran protegidos por las leyes de varios países. Por ejemplo, en España los datos personales se encuentran protegidos por la Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD)
(SISTEMA MANEJADOR DE BASE DE DATOS)El SMBD es un conjunto de programas que se encargan de manejar la creación y todos los accesos a las bases de datos.El objetivo principal del sistema gestor de base de datos es proporcionar una forma de almacenar y recuperar la información de una base de datos de manera que sea tanto práctica como eficiente.Se compone de un lenguaje de definición de datos (DDL: Data Definition Language), de un lenguaje de manipulación de datos (DML: Data Manipulation Language) y de un lenguaje de consulta (SQL: Structured Query Language).El lenguaje de definición de datos (DDL)Es utilizado para describir todas las estructuras de información y los programas que se usan para construir, actualizar e introducir la información que contiene una base de datos. El DDL permite al administrador de la base especificar los elementos de datos que la integran , su estructura y las relaciones que existen entre ellos, las reglas de integridad, los controles a efectuar antes de autorizar el acceso a la base.El lenguaje de manipulación de datos (DML)Es utilizado para escribir programas que crean, actualizan y extraen información de las bases de datos. Siempre de acuerdo con las especificaciones y las normas de seguridad dictadas por al administrador.Un lenguaje de manipulación de datos es un lenguaje que permite a los usuarios acceder o manipular los datos organizados mediante el modelo de datos apropiado. Hay dos tipos básicamente:DMLs procedimentales. Requieren que el usuario especifique qué datos se necesitan y cómo obtener esos datos.
Tipos de base de datos
Esencialmente, existen dos tipos de bases de datos:-Flot-file: tipo Excel, en donde todos los datos relacionados entre ellos se sitúan en una única tabla con el consiguiente problema que cada noticia común a diversos informes debe repetirse para cada uno de ellos.-Vínculos: como Access, en donde se utilizan varias tablas vinculadas entre ellas.Vínculos.- Un vínculo permite introducir información de una tabla en el informe de otra a través de un identificador (Id). Las ventajas que ofrece una base de datos vinculada son diferentes:-Ahorro de tiempo, ya que los mismos datos se introducen una sola vez-Ahorro de espacio, ya que la base de datos tiene dimensiones más reducidas-Reducción de errores determinados por la introducción de datosPara crear una relación entre dos tablas se debe:-Abrir la base de datos, mientras que las tablas deben estar cerradas-Elejir Herramientas Relaciones-En la ventana Mostrar tabla que se abre, elegir las tablas deseadas y hacer click sobre el botón Agregar (al finalizar, hacer click sobre el botón Cerrar)
Esquema de una base de datos
El Esquema de una Base de datos (en Inglés Database Schema) describe la estructura de una Base de datos, en un lenguaje formal soportado por un Sistema administrador de Base de datos (DBMS). En una Base de datos Relacional, el Esquema define sus tablas, sus campos en cada tabla y las relaciones entre cada campo y cada tabla.
El esquema es generalmente almacenado en un Diccionario de Datos. Aunque generalmente el esquema es definido en un lenguaje de Base de datos, el término se usa a menudo para referirse a una representación gráfica de la estructura de base de datos.
Niveles de Esquema de Base de datos
Esquema Conceptual, un mapa de conceptos y sus relaciones.
Esquema Lógico, un mapa de las entidades y sus atributos y las relaciones.
Esquema Físico, una aplicación de un esquema lógico.
Esquema Objeto, Base da datos Oracle Objeto
Modelo entidad-relación
Un diagrama o modelo entidad-relación (a veces denominado por su siglas, E-R "Entity relationship", o, "DER" Diagrama de Entidad Relación) es una herramienta para el modelado de datos de un sistema de información. Estos modelos expresan entidades relevantes para un sistema de información así como sus interrelaciones y propiedades.
El esquema es generalmente almacenado en un Diccionario de Datos. Aunque generalmente el esquema es definido en un lenguaje de Base de datos, el término se usa a menudo para referirse a una representación gráfica de la estructura de base de datos.
Niveles de Esquema de Base de datos
Esquema Conceptual, un mapa de conceptos y sus relaciones.
Esquema Lógico, un mapa de las entidades y sus atributos y las relaciones.
Esquema Físico, una aplicación de un esquema lógico.
Esquema Objeto, Base da datos Oracle Objeto
Modelo entidad-relación
Un diagrama o modelo entidad-relación (a veces denominado por su siglas, E-R "Entity relationship", o, "DER" Diagrama de Entidad Relación) es una herramienta para el modelado de datos de un sistema de información. Estos modelos expresan entidades relevantes para un sistema de información así como sus interrelaciones y propiedades.
TABLA
Una tabla es un conjunto de datos que se refieren a un determinado argumento. Los datos se subdividen en columnas (campos) y filas (registros); cada campo contiene un único dato relativo, por ejemplo, a unas personas, mientras que un registro contiene todas las informaciones relativas a la misma persona.Creación de una tabla.- Para crear una tabla se debe seleccionar el botón Nuevo en Tablas y en la ventana que se abre, seleccionar una de las cinco posibilidades que presenta:-Vista de hoja de datos: para crear una nueva tabla en la que se pueden añadir, modificar o analizar los registros.-Vista diseño: para crear o modificar la estructura de una tabla. En la parte superior de la ventana tabla se especifican los campos que se desean insertar, mientras que en la parte inferior se especifican las propiedades para cada campo que sirven para mejorar la funcionalidad de la base de datos.-Asistente para tablas: para crear automáticamente una tabla. Abra la primera ventana. En su interior seleccionaremos el tipo de tabla en el recuadro "Tabla de ejemplos" y los campos que deseamos introducir en el recuadro "Campos de ejemplo". Para estos campos debemos seleccionar el campo y hacer click en el botón de Insertar>, haciendo click sobre otro> aparecen adjuntos todos los campos. Haciendo click sobre Siguiente, se abre la segunda ventana en donde le daremos el nombre de la tabla, para hacer de nuevo click en Siguiente.En la tercera elegiremos sí, una vez creada la tabla si desea:-Modificar el diseño de la tabla-Introducir datos directamente en la tabla-Introducir datos en la tabla usando un formulario que crea el Asistente-Importar tabla: importa tablas de un archivo externo a la base de datos. Se solicitará la carpeta y el nombre del archivo deseado.
CONSULTAS
Uso de las consultas.- La funcionalidad de una base de datos se encuentra en su capacidad de ver los datos deseados organizados en base a un cierto orden. Una consulta es una herramienta que consiste en poder solicitar los datos memorizados. Las más frecuentes son las de selección que consisten en ver los datos de las tablas, analizarlos y, eventualmente, modificarlos. Los datos solicitados se visualizan en una Dynaset, que muestra un conjunto dinámico de datos procedentes de una o más tablas. Existe la posibilidad de agregar y modificar los datos en el campo del Dynaset, así como en una tabla. Las modificaciones tendrán efecto sobre las tablas de origen de la misma base de datos.Con las consultas se puede:-Elegir determinados campos de una tabla-Elegir los registros (por ejemplo, las personas nacidas en un determinado año)-Ordenar los registros (por ejemplo, en orden alfabético ascendente o descendente)-Ejecutar cálculos (campos calculados) para, por ejemplo, crear un campo que multiplique el precio por la cantidad existente y que después memorice el resultado
Nos facilitan para obtener la información que queremos ver de las bases de datos y organizarla para su uso en informes.Una consulta consiste de uno o más criterios para seleccionar los datos que nos interesan.
FORMULARIOS
Un formulario es un tipo de objeto de base de datos que se utiliza fundamentalmente para introducir o mostrar datos en una base de datos. También puede utilizar un formulario como un panel de control que abre otros formularios e informes de la base de datos, o como un cuadro de diálogo personalizado que acepta las entradas del usuario y realiza una acción basada en las entradas.
Formulario de entrada de datos
Formulario de panel de control
Cuadro de diálogo personalizado
La mayoría de los formularios están enlazados a una o varias tablas y consultas (consulta: pregunta sobre los datos almacenados en las tablas o solicitud para llevar a cabo una acción en los datos. Una consulta puede unir los datos de varias tablas para que sirvan como origen de datos para un formulario o informe.) de la base de datos. El origen de registros (origen de registros: origen de datos subyacente de un formulario, informe o página de acceso a datos. En una base de datos de Access, puede ser una tabla, una consulta o una instrucción SQL. En un proyecto de Access, puede ser una tabla, una vista, una instrucción SQL o un procedimiento almacenado.) de un formulario hace referencia a los campos de las tablas y consultas base. No es necesario que un formulario contenga todos los campos de cada una de las tablas o consultas en las que está basado.
Un formulario dependiente almacena o recupera los datos del origen de registros base. Otra información acerca del formulario, como el título, la fecha y el número de página, se almacena en el diseño del informe.
Los elementos gráficos como, por ejemplo, líneas y rectángulos, se almacenan en el diseño del formulario.
Los datos proceden de los campos del origen de registros base.
Un cálculo procede de una expresión almacenada en el diseño del informe.
El texto descriptivo se almacena en el diseño del formulario.
El vínculo entre un formulario y su origen de registros se crea mediante los objetos gráficos denominados controles (control: objeto de interfaz gráfica para el usuario, como un cuadro de texto, una casilla de verificación, una barra de desplazamiento o un botón de comando, que permite a los usuarios controlar el programa. Utilice los controles para mostrar datos y opciones, realizar una opción o facilitar la lectura de la interfaz.). El tipo de control más comúnmente utilizado para mostrar y escribir datos es un cuadro de texto.
Las etiquetas muestran texto descriptivo.
Los cuadros de texto muestran los datos de la tabla Productos e introducen datos en dicha tabla.
Un cuadro de texto utiliza una expresión para calcular un total.
También puede abrir un formulario en la vista Tabla dinámica o Gráfico dinámico para analizar los datos. En dichas vistas, puede cambiar dinámicamente el diseño de un formulario para presentar los datos de diferentes maneras. Puede reorganizar los encabezados de filas, encabezados de columnas y campos de filtro hasta que obtenga el diseño deseado. Cada vez que modifica el diseño, el formulario actualiza inmediatamente los datos a partir de la nueva organización.
En la vista Tabla dinámica, puede ver los datos de detalles o datos resumidos organizando los campos en las áreas de filtros, filas, columnas y detalles.
En la vista Gráfico dinámico, puede mostrar visualmente los datos al seleccionar un tipo de gráfico y ver los datos organizando los campos en las áreas de filtros, series, categorías y datos.
Crear un formulario
Para crear rápidamente un formulario, utilice el comando Autoformato o un Asistente. La función Autoformulario crea un formulario que muestra todos los campos y registros de la tabla o consulta (consulta: pregunta sobre los datos almacenados en las tablas o solicitud para llevar a cabo una acción en los datos. Una consulta puede unir los datos de varias tablas para que sirvan como origen de datos para un formulario o informe.) base. El asistente hace preguntas y crea un informe basándose en las respuestas que obtiene. Después, podrá personalizar el formulario en la vista Diseño (vista Diseño: vista que muestra el diseño de los siguientes objetos de base de datos: tablas, consultas, formularios, informes y macros. En la vista Diseño, puede crear objetos de base de datos nuevos y modificar el diseño de otros existentes.).
Personalizar un formulario
En la vista Diseño
En la vista Diseño, puede personalizar un informe de las siguientes maneras:
Origen del registro Puede cambiar las tablas y consultas en las que está basado un formulario.
Controlar y ayudar al usuario Puede establecer las propiedades del formulario para permitir o impedir a los usuarios que agreguen, eliminen o modifiquen los registros mostrados en un formulario. También puede agregar Ayuda personalizada a un formulario para ayudar a los usuarios a utilizar el formulario.
Ventana Formulario Puede agregar o quitar los botones Maximizar y Minimizar, cambiar los menús contextuales y otros elementos de la ventana Formulario.
Secciones Puede agregar, quitar, ocultar o cambiar de tamaño las secciones de encabezados, pies de página y detalles de un informe. También puede establecer las propiedades de sección para controlar la presentación y la impresión de un formulario.
Controles Puede mover, cambiar el tamaño o establecer las propiedades de fuente de un control. También puede agregar controles para mostrar los valores calculados, totales, la fecha y hora actuales, así como otro tipo de información que sea de utilidad en un formulario.
En la vista Tabla dinámica o Gráfico dinámico
En la vista Tabla dinámica o Gráfico dinámico, puede personalizar un informe de las siguientes maneras:
Agregar, mover o quitar campos Puede agregar campos a las áreas de filtros, filas, columnas y detalles en la vista Tabla dinámica, y a las áreas de filtros, categorías, series y datos en la vista Gráfico dinámico. También puede mover campos de un área a otra y quitar campos de la vista.
Filtrar registros Puede filtrar los datos mostrados en la vista agregando o moviendo un campo al área de filtros. También puede filtrar un campo en el área de filas y columnas.
Ordenar registros Puede ordenar los elementos de los campos de fila y columna en orden ascendente o descendente. También puede ordenar los elementos en un orden personalizado en la vista Tabla dinámica.
Agrupar registros Puede agrupar por intervalos los elementos en los campos de fila o columna, o crear grupos personalizados.Dar formato a los elementos y cambiar títulos En la vista Tabla dinámica, puede cambiar la configuración de la fuente, alineación, color de fondo y formato de número de un campo. También puede cambiar los títulos de los campos y grupos personalizados. En la vista Gráfico dinámico, puede cambiar el tipo de gráfico, aplicar formato a los marcadores de datos,
Formulario de entrada de datos
Formulario de panel de control
Cuadro de diálogo personalizado
La mayoría de los formularios están enlazados a una o varias tablas y consultas (consulta: pregunta sobre los datos almacenados en las tablas o solicitud para llevar a cabo una acción en los datos. Una consulta puede unir los datos de varias tablas para que sirvan como origen de datos para un formulario o informe.) de la base de datos. El origen de registros (origen de registros: origen de datos subyacente de un formulario, informe o página de acceso a datos. En una base de datos de Access, puede ser una tabla, una consulta o una instrucción SQL. En un proyecto de Access, puede ser una tabla, una vista, una instrucción SQL o un procedimiento almacenado.) de un formulario hace referencia a los campos de las tablas y consultas base. No es necesario que un formulario contenga todos los campos de cada una de las tablas o consultas en las que está basado.
Un formulario dependiente almacena o recupera los datos del origen de registros base. Otra información acerca del formulario, como el título, la fecha y el número de página, se almacena en el diseño del informe.
Los elementos gráficos como, por ejemplo, líneas y rectángulos, se almacenan en el diseño del formulario.
Los datos proceden de los campos del origen de registros base.
Un cálculo procede de una expresión almacenada en el diseño del informe.
El texto descriptivo se almacena en el diseño del formulario.
El vínculo entre un formulario y su origen de registros se crea mediante los objetos gráficos denominados controles (control: objeto de interfaz gráfica para el usuario, como un cuadro de texto, una casilla de verificación, una barra de desplazamiento o un botón de comando, que permite a los usuarios controlar el programa. Utilice los controles para mostrar datos y opciones, realizar una opción o facilitar la lectura de la interfaz.). El tipo de control más comúnmente utilizado para mostrar y escribir datos es un cuadro de texto.
Las etiquetas muestran texto descriptivo.
Los cuadros de texto muestran los datos de la tabla Productos e introducen datos en dicha tabla.
Un cuadro de texto utiliza una expresión para calcular un total.
También puede abrir un formulario en la vista Tabla dinámica o Gráfico dinámico para analizar los datos. En dichas vistas, puede cambiar dinámicamente el diseño de un formulario para presentar los datos de diferentes maneras. Puede reorganizar los encabezados de filas, encabezados de columnas y campos de filtro hasta que obtenga el diseño deseado. Cada vez que modifica el diseño, el formulario actualiza inmediatamente los datos a partir de la nueva organización.
En la vista Tabla dinámica, puede ver los datos de detalles o datos resumidos organizando los campos en las áreas de filtros, filas, columnas y detalles.
En la vista Gráfico dinámico, puede mostrar visualmente los datos al seleccionar un tipo de gráfico y ver los datos organizando los campos en las áreas de filtros, series, categorías y datos.
Crear un formulario
Para crear rápidamente un formulario, utilice el comando Autoformato o un Asistente. La función Autoformulario crea un formulario que muestra todos los campos y registros de la tabla o consulta (consulta: pregunta sobre los datos almacenados en las tablas o solicitud para llevar a cabo una acción en los datos. Una consulta puede unir los datos de varias tablas para que sirvan como origen de datos para un formulario o informe.) base. El asistente hace preguntas y crea un informe basándose en las respuestas que obtiene. Después, podrá personalizar el formulario en la vista Diseño (vista Diseño: vista que muestra el diseño de los siguientes objetos de base de datos: tablas, consultas, formularios, informes y macros. En la vista Diseño, puede crear objetos de base de datos nuevos y modificar el diseño de otros existentes.).
Personalizar un formulario
En la vista Diseño
En la vista Diseño, puede personalizar un informe de las siguientes maneras:
Origen del registro Puede cambiar las tablas y consultas en las que está basado un formulario.
Controlar y ayudar al usuario Puede establecer las propiedades del formulario para permitir o impedir a los usuarios que agreguen, eliminen o modifiquen los registros mostrados en un formulario. También puede agregar Ayuda personalizada a un formulario para ayudar a los usuarios a utilizar el formulario.
Ventana Formulario Puede agregar o quitar los botones Maximizar y Minimizar, cambiar los menús contextuales y otros elementos de la ventana Formulario.
Secciones Puede agregar, quitar, ocultar o cambiar de tamaño las secciones de encabezados, pies de página y detalles de un informe. También puede establecer las propiedades de sección para controlar la presentación y la impresión de un formulario.
Controles Puede mover, cambiar el tamaño o establecer las propiedades de fuente de un control. También puede agregar controles para mostrar los valores calculados, totales, la fecha y hora actuales, así como otro tipo de información que sea de utilidad en un formulario.
En la vista Tabla dinámica o Gráfico dinámico
En la vista Tabla dinámica o Gráfico dinámico, puede personalizar un informe de las siguientes maneras:
Agregar, mover o quitar campos Puede agregar campos a las áreas de filtros, filas, columnas y detalles en la vista Tabla dinámica, y a las áreas de filtros, categorías, series y datos en la vista Gráfico dinámico. También puede mover campos de un área a otra y quitar campos de la vista.
Filtrar registros Puede filtrar los datos mostrados en la vista agregando o moviendo un campo al área de filtros. También puede filtrar un campo en el área de filas y columnas.
Ordenar registros Puede ordenar los elementos de los campos de fila y columna en orden ascendente o descendente. También puede ordenar los elementos en un orden personalizado en la vista Tabla dinámica.
Agrupar registros Puede agrupar por intervalos los elementos en los campos de fila o columna, o crear grupos personalizados.Dar formato a los elementos y cambiar títulos En la vista Tabla dinámica, puede cambiar la configuración de la fuente, alineación, color de fondo y formato de número de un campo. También puede cambiar los títulos de los campos y grupos personalizados. En la vista Gráfico dinámico, puede cambiar el tipo de gráfico, aplicar formato a los marcadores de datos,
INFORMES
Un informe permite organizar y formatear información de acuerdo con sus necesidades y especificaciones. Puede utilizar Access para diseñar informes que utilicen numerosos elementos de diseño. Por ejemplo, puede emplear texto, datos, imágenes, líneas, cuadros, gráficos y otros elementos para crear el informe necesario. El diseñador decide los elementos que se utilizarán y la manera de organizarlos. La etiquetas de correo, las facturas, los resúmenes de ventas o las listas de teléfonos son algunos ejemplos de tipos de informes que se pueden generar con Access.
Nota Estos informes se basan en datos de ejemplo incluidos en la base de datos Importadores Neptuno que se entrega con Access.
¿Para qué se usan los informes?
Access proporciona varias maneras de obtener información de la base de datos. Puede:
· Utilizar una consulta para ver todos los productos suministrados por un proveedor en particular. Una consulta permite recuperar información de más de una tabla, y especificar criterios para esa búsqueda.
· Utilizar un formulario para ver toda la información sobre un solo producto al mismo tiempo. Un formulario ofrece un portal a través del cual se puede ver y modificar la información de la base de datos.
· Utilizar una vista Tabla dinámica o Gráfico dinámico para resumir las ventas trimestrales por regiones (por ejemplo). Una tabla dinámica permite analizar los datos y ver la información de distintas formas, arrastrando los campos a diferentes ubicaciones en una vista similar a una hoja de cálculo. Con un gráfico dinámico se puede presentar la información de la tabla dinámica en formato de gráfico.
· Utilizar un informe para organizar e imprimir la información sobre ventas de productos (por ejemplo) para una presentación o para su distribución a otras personas de la empresa. Los informes ofrecen un control preciso sobre la organización y la apariencia de la información.
La hoja de datos de una consulta incluye muchos registros.
En este formulario aparecen los registros uno a uno.
En una tabla dinámica se resume la información para su análisis.
En un informe se agrupan los datos correspondientes a muchos registros para su impresión o distribución.
Deberá utilizar un informe cuando:
· Desee imprimir información que utilice con regularidad.
· Desee imprimir información para su distribución a otras personas.
· Necesite controlar con precisión la organización y el aspecto de la información cuando la imprima.
· Desee agrupar o resumir la información para su presentación a otras personas.
Una vez creado y guardado el diseño de un informe, podrá utilizarlo siempre que lo desee. El diseño del informe permanece inalterado, pero los datos se actualizan cada vez que se imprime. Si necesita introducir algún cambio, puede modificar el diseño del informe o crear otro nuevo, parecido, basado en el original. Con Access, puede crear informes que:
· Organicen y presenten los datos en grupos.
· Impriman la información del encabezado y el pie de página para todo el informe, por cada página o por cada grupo.
· Calculen totales acumulativos, de grupos o globales, así como porcentajes de los totales.
· Incluyan subformularios, subinfomes y gráficos.
· Presenten los datos en un formato atractivo con imágenes, líneas, fuentes, gráficos, diagramas y formato condicional.
¿Cómo funcionan los informes?
La mejor manera de comprender cómo funciona un informe es observar un informe impreso y, a continuación, examinar su diseño. Parte de la información de un informe impreso puede proceder de una tabla o consulta subyacente, que es el origen de los datos del informe. Otros datos, como su título, o el encabezado de una columna, se guardan como parte del diseño del informe.
El título del informe y los encabezados de las columnas se guardan en el diseño del informe.
Los datos proceden de los campos de la tabla o la consulta subyacente.
Los totales se calculan mediante una expresión guardada en el diseño del informe.
En la siguiente ilustración se muestra el informe anterior en vista Diseño, junto con su origen de datos subyacente, la consulta Ventas por fecha de expedición.
El informe está agrupado por FechaEnvío, un campo procedente de la consulta subyacente.
Los campos IdPedido, NombreCompañía e ImporteVenta también proceden de la consulta subyacente.
La conexión entre el informe y su origen de datos se establece mediante unos objetos gráficos denominados controles (control: objeto de interfaz gráfica para el usuario, como un cuadro de texto, una casilla de verificación, una barra de desplazamiento o un botón de comando, que permite a los usuarios controlar el programa. Utilice los controles para mostrar datos y opciones, realizar una opción o facilitar la lectura de la interfaz.). Los controles pueden ser cuadros de texto que muestran nombres y números, marcos que muestran imágenes o gráficos, etiquetas que muestran títulos, y líneas y rectángulos gráficos que permiten organizar visualmente los datos y ayudan a que el informe resulte atractivo.
¿Cuándo se debe utilizar un informe en lugar de un formulario?
En ocasiones se duda a la hora de decidir si es más adecuado utilizar un informe o un formulario para una necesidad determinada. Los informes son de sólo lectura y están previstos para ser leídos o impresos. Los formularios son interactivos y permiten modificar y ver la información de la base de datos.
Utilice un formulario cuando necesite:
· Modificar los datos almacenados en la base de datos.
· Introducir datos nuevos, como agregar un nuevo cliente a la tabla Clientes.
· Utilizar una vista personalizada para introducir o modificar datos, como un formulario para introducir los pedidos de ventas que muestre una línea por producto y el total de cada pedido.
· Permitir que las personas que trabajan con la base de datos puedan consultar su información de manera interactiva.
Utilice un informe cuando necesite:
· Proporcionar información para su distribución a los demás.
· Personalizar con precisión la apariencia de la información
· Leer información detallada extraída de la base de datos.
· Resumir o agrupar información para su análisis.
Vistas de la ventana Informe
La ventana Informe de Access tiene tres vistas: Diseño, Vista previa del diseño y Vista preliminar. Haga clic en el botón Vista para cambiar la vista. Cada una de ellas resulta útil para distintos fines:
· Vista Diseño La vista Diseño se utiliza para modificar el diseño de un informe o crear uno nuevo desde cero.
La vista Diseño es parecida a un banco de trabajo, donde se organiza un proyecto y las herramientas que se necesitan para él. Entre las herramientas disponibles en la vista Diseño se incluyen las reglas, el cuadro de herramientas y la lista de campos.
Las reglas permiten alinear los controles y ajustar su tamaño.
El Cuadro de herramientas contiene controles que se pueden usar, como etiquetas, cuadros de texto o cuadros combinados.
Puede arrastrar los campos de la lista de campos.
· Vista preliminar La Vista preliminar se utiliza para comprobar los datos de todo el informe y ver cuál será su apariencia cuando se imprima.
· Vista previa del diseño La Vista previa del diseño permite ver las fuentes, el tamaño de fuente y la disposición en general del informe. En la Vista previa del diseño sólo aparece una muestra del informe, no la representación completa que está disponible con la Vista preliminar.
En la Vista previa del diseño sólo aparece un subconjunto de las páginas.
Puede imprimir un informe desde la ventana Base de datos o desde cualquiera de las vistas de la ventana Informe. Vea las siguientes secciones para obtener más información sobre la Vista preliminar y la impresión de un informe
Tipos de informes
Puede ser conveniente crear distintos tipos de informes, según sus necesidades. Por ejemplo, para una reunión con un proveedor podría necesitar un informe detallado, mientras que para un análisis preparado para la alta dirección se necesitaría un informe resumido o agrupado. A continuación figuran algunas posibilidades:
Informe detallado
Puede crear un informe detallado que enumere los datos de una tabla o consulta, como la tabla Empleados.
Los datos de los empleados se toman de la tabla o la consulta subyacente.
INFORME AGRUPADO
En un informe agrupado, los datos se organizan en grupos, por ejemplo, por categorías de productos o por fechas. Puede calcular los totales de cada grupo y un total global para todo el informe. Además, puede mostrar información en los encabezados y pies de página de los grupos.
Los registros se agrupan de acuerdo con el valor que figura al principio del grupo.
INFORME DE RESUMEN
Un informe de resumen, o resumido, contiene los totales, pero en él no se imprimen los detalles.
En un informe de resumen se imprimen los totales y los totales generales.
Informe de etiquetas postales
Puede imprimir los nombres y las direcciones con un estilo adecuado para las etiquetas postales.
INFORME DE VARIAS COLUMNAS
Los informes de varias columnas se utilizan para mostrar la información en columnas, como los listados telefónicos.
Utilizar los asistentes para crear informes
Access ofrece varios asistentes para informes que le ayudarán a crear los informes. El Asistente para autoinformes genera un informe formateado en una sola columna, sin pedir ninguna información. Los demás asistentes para informes plantean preguntas y luego crean un informe basado en las respuestas ofrecidas por el usuario. Aunque tenga mucha experiencia en la creación de informes, seguramente le resultará cómodo utilizar un asistente para generar el informe rápidamente y utilizarlo como punto de partida. Luego, lo podrá usar tal cual o modificarlo de acuerdo con sus necesidades.
Los asistentes para informes se pueden utilizar para crear gran variedad de informes, entre los que se incluyen los siguientes:
· Informe de una sola columna.
· Informe tabular
· Informe agrupado, con o sin totales.
· Informe de etiquetas postales.
· Informe de gráfico, que muestra un gráfico.
El Asistente para autoinformes constituye la forma más rápida de crear un informe, ya que lo genera inmediatamente, sin pedir información. El informe consiste en una sola columna donde aparecen todos los campos de la tabla o la consulta subyacente.
PARA CREAR UN INFORME CON EL ASISTENTE PARA AUTOINFORMES
1. En la ventana Base de datos, haga clic en Tablas o Consultas.
2. Seleccione la tabla o la consulta en que desee basar el informe.
3. En la barra de herramientas Base de datos, haga clic en la flecha situada junto a Nuevo objeto y, a continuación, en Autoinforme en la lista.
Access mostrará el informe.
- O bien -
1. En la ventana Base de datos, haga clic en Informes.
2. En la ventana Base de datos, haga clic en Nuevo.
3. En el cuadro de diálogo Nuevo informe, haga clic en uno de los siguientes asistentes:
Autoinforme: en columnas Cada campo aparece en otra línea con una etiqueta a la izquierda.
Autoinforme: en tablas Los campos de un registro aparecen en una sola línea y las etiquetas se imprimen una vez en la parte superior de cada página.
4. Seleccione una tabla o consulta para el informe.
5. Haga clic en Aceptar.
Access aplica al informe el último autoformato (formato automático: colección de formatos que determina la apariencia de los controles y secciones de un formulario o informe.) utilizado. Si aún no ha creado ningún informe con el asistente o no ha usado el comando Autoformato del menú Formato, usará el formato Estándar.
El asistente para informes resulta práctico para crear un informe y utilizarlo de punto de partida. A continuación, lo puede utilizar tal cual o refinarlo hasta conseguir exactamente el informe deseado.
PARA CREAR UN INFORME CON OTRO DE LOS ASISTENTES PARA INFORMES
1. En la ventana Base de datos, haga clic en Informes.
2. En la ventana Base de datos, haga clic en Nuevo.
3. En el cuadro de diálogo Nuevo informe, seleccione una de las opciones de la lista.
4. Seleccione una tabla o consulta para el informe y haga clic en Aceptar.
5. Siga las instrucciones de las páginas del Asistente para informes. En la última, haga clic en Finalizar.
6. En la Vista preliminar del informe, éste aparece tal y como se imprimirá. También puede ampliarlo para ver mejor determinados detalles.
Notas
· Si desea incluir campos de diversas tablas y consultas en el informe, no haga clic en Siguiente o Finalizar después de seleccionar los campos de la primera tabla o consulta en el Asistente para informes. En lugar de ello, repita los pasos para seleccionar otra tabla o consulta y seleccione los campos que desee incluir en el informe hasta que haya seleccionado todos los campos deseados.
· Si hace clic en una de las opciones Autoinforme, Access usará el autoformato especificado la última vez, ya sea en el Asistente para informes o bien en el comando Autoformato del menú Formato en la vista Diseño.
UTILIZAR LA VISTA DISEÑO
Antes de crear un informe, reflexione sobre el origen de los datos. Si los datos proceden de una tabla solamente, puede basar el informe en ella. Sin embargo, si los datos proceden de varias tablas, deberá basar el informe en una consulta. Para obtener detalles sobre la creación de consultas, vea el tema Diseñar una consulta (MDB). También puede crear un informe que no esté basado en ninguna tabla o consulta. Por ejemplo, se puede crear una carta de presentación o un informe que combine uno o varios subinformes no relacionados entre sí.
Utilizar un asistente para informes agiliza en gran medida la creación de un informe (vea Utilizar los asistentes para crear informes. Si prefiere crear el informe desde cero, puede iniciar un nuevo informe en vista Diseño, elegir el origen de los datos y colocar todos los cuadros de texto, las etiquetas y los controles personalmente.
PARA CREAR UN INFORME EN LA VISTA DISEÑO
1. En la ventana Base de datos, haga clic en Informes.
2. En la ventana Base de datos, haga clic en Nuevo.
3. En el cuadro de diálogo Nuevo informe, haga clic en Vista Diseño en la lista.
4. Seleccione una tabla o consulta para el informe (para crear un informe que no esté basado en una consulta o una tabla, no elija ninguna en la lista).
5. Haga clic en Aceptar.
Access mostrará el informe en la vista Diseño y abrirá la lista de campos de la tabla o la consulta subyacente.
BIBLIOGRAFÍA
http://www.monografias.com/trabajos11/basda/basda.shtml
http://sistemas.itlp.edu.mx/tutoriales/basedat1/temas1.htm
http://sistemas.itlp.edu.mx/tutoriales/basedat1/temas1.htm
http://es.wikipedia.org/wiki/Base_de_datos.
